El profesor Alejandro Zamprile aporta algunos consejos para los dueños de Pymes que quieran crear un comité ejecutivo y suma las experiencias de dos Alumnis.

*Por Alejandro Zamprile

Consejos para el dueño

1. Si no está convencido, no lo haga. Crear este ámbito del Comité Ejecutivo como una institución de la empresa es un proceso largo y “doloroso”: es transformar una cultura de personal dependiente (de las órdenes del “gran jefe”) a una cultura de colaboradores empoderados. Va a requerir de paciencia, humildad, perseverancia, transparencia y apertura.

2. Si ya lo decidió, manténgase firme. No se deje convencer por quienes no quieren que las cosas sean diferentes (cisnes negros). Esto requerirá no sólo de su apoyo y liderazgo para que se cumplan las nuevas reglas de comportamiento (además, con entusiasmo), sino que por sobre todo se esperará que dé el ejemplo en su cumplimiento.

3. Respalde a los directivos que traiga para este proceso. Recuerde que los aprendizajes se dan por prueba y error en todo proceso de modelamiento del comportamiento humano. No existen recetas mágicas y universales. Por lo tanto, no espere que este proceso esté libre de complicaciones y errores.

4. Asigne un presupuesto como corresponde a un proyecto de cambio hacia el camino de la profesionalización. Es decir, considere esto como una inversión, no un gasto discrecional. Si no lo considera de esta forma lo más probable es que inconscientemente tenga una excusa para detener el proceso.

5. Si no lo puede llevar adelante usted porque no sabe cómo hacerlo, no tiene agenda, piensa que se va a cansar o degastar demasiado en el camino, pida ayuda a algún colaborador – coach externo que sea el responsable que ese nuevo o renovado ámbito exista y cumpla con sus objetivos.

La institucionalización concretada en este ámbito del comité ejecutivo no es otra cosa que una transformación cultural, es decir, el modificar las “formas de hacer” y las “formas de ser” de los miembros de una empresa, empezando por el propietario . Si logra culminar con éxito este proceso de cambio, está asegurando la continuidad de la empresa y por lo tanto, su aporte al bienestar de la empresa o familia empresaria. (1)

Testimonios de Alumnis Pymes

Mariano Cabo, (DPME 2018). Dueño de Gamma Visión. Empresa Importación y Distribución se Dispositivos Médicos.

Buscando el camino hacia la profesionalización de mi empresa, me acerqué al IAE en 2017 y cursé el Programa de Dirección de Pymes (DPME). Durante los cuatro meses de duración disfruté de los contenidos académicos orientados a la aplicación diaria en el ámbito de empresa y también disfruté plenamente el conocer a otros dueños pyme en mi misma búsqueda. El DPME más que cerrar una etapa abrió otra de mayor conciencia de todo aquello que yo no sabía. Así, la ansiedad por contar con la información necesaria para controlar todos los hilos de mi compañía aumentó en vez de disminuir, y los conocimientos que adquirí fueron de difícil conversión a resultados concretos, si estas herramientas no se bajan a la realidad de cada empresa.

El siguiente paso de mi viaje fue ingresar a un Consejo de Dirección Externa (CDE), coordinado por un profesor, que reúne a 6 empresas y trabaja sobre las coyunturas de cada una de ellas. Esta vez me sentía más cerca de mi objetivo de lograr un método para aplicar en mi organización todo lo aprendido. Durante las reuniones mensuales -ya hace tres años que participo- las empresas exponen sus temáticas y problemas a resolver esperando una devolución de los demás integrantes. Los temas son variados y las devoluciones impregnadas con las subjetividades individuales están estructuradas detrás de la dirección académica del profesor. Este ámbito sirve para comenzar a bajar a lo concreto las ideas y herramientas que incorporé en el DPME, y que se puede vehiculizar si el empresario tiene un ámbito ejecutivo dentro de su empresa para poder implementar, cambiar y seguir muy de cerca.

Dicen que el éxito está compuesto en un 5% de buenas ideas y un 95% de perfecta ejecución, y aquí está la clave, en “IMPLEMENTAR", verbo subestimado al extremo que esconde casi todas las llaves del éxito. Entonces, mi último paso fue establecer un Comité Ejecutivo en mi empresa. Y ahí la cosa comenzó a cambiar, por fin.

El CE es un órgano de dirección y control 100% enfocado en la implementación y ejecución. En mi caso lo organicé con la ayuda de un colaborar externo como coordinador incluyendo a los gerentes de cada área de la empresa, con una agenda de reuniones semanales de 4hs cada una, donde partiendo de un diagnóstico inicial se avanza de manera contundente hacia adentro de cada tema, buscando las claves para que la empresa fluya hacia sus objetivos. Cada reunión da como resultado una serie de decisiones que se plasman en la minuta que es distribuida a todos los participantes, para que durante el tiempo hasta la próxima reunión implementen las decisiones tomadas en conjunto por el CE.

Hasta aquí una descripción del CE, pero lo que considero más importante es su espíritu: las pymes son empresas familiares (casi siempre), incluso cuando no hay familiares en ella, el dueño la administra y esto en sí mismo apareja un gran problema: la discrecionalidad en las decisiones. Los procesos de toma de decisión no están estandarizados y dependen en gran medida del humor, energía y optimismo o pesimismo del dueño. Esta lógica no permite una estructuración sólida de la empresa con la debida distribución de responsabilidades a los mandos medios, que no toman decisiones por no tener un marco claro y seguro sobre el cual situarse para decidir. Así la empresa, da vueltas sobre sí misma como un perro que se persigue la cola, no avanza, y si lo hace repite errores constantemente.

El CE me ha dado la tranquilidad de no sentirme solo, todos quienes lo integramos tenemos voz y voto -con los matices de cada caso- pero las decisiones las tomamos en conjunto. Se genera una cultura de decisiones ordenadas y sistematizadas y un ámbito de control adonde todos debemos -sí, me incluyo- rendir cuentas de nuestras áreas, responsabilidades y resultados.

A un año de comenzar a funcionar, nuestro CE ha identificado las áreas y procesos críticos de la empresa y hemos tomado decisiones muy importantes para organizarlas y potenciarlas. Al tiempo de funcionar, empezaron a aparecer los logros, y por sobre todo el funcionamiento objetivo, adonde los procesos mandan, no las personas. Luego vendrá el que parece ser el próximo paso: la estrategia corporativa de mediano y largo plazo, ¡pero las urgencias, desaparecieron!

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Marcelo Molina (DPME 2017). Presidente de Worklift. Empresa de Inspección, Certificación de Personas y Capacitación en Servicios de Izaje y Maquinaria Vial.

Durante 2018, a instancias de un trabajo de consultoría externa, decidimos crear un ámbito formal de reuniones periódicas al que llamamos Comité Ejecutivo. Este comité lo integran los dueños y gerentes de la empresa. La formalización de esta herramienta de gestión significó muchos cambios en la conducción y toma de decisiones. Muchos son los beneficios que trajo a la empresa, por ejemplo:

-              Potenciar y dar valor en el desarrollo del negocio a las personas que lo integran

-              Exponer y trabajar en equipo para enfrentar los problemas y los desafíos futuros

-              Evaluar oportunidades de negocios e inversiones

-              Evaluar la performance de cada área de la empresa, así como sus finanzas

-              Transparentar hacia los mandos gerenciales los números de la empresa

-              Detectar dónde está el personal de alto potencial y alto desempeño

-              Comprender el impacto de cada gerencia y en el negocio

-              Tomar decisiones respaldadas por métricas sólidas

La experiencia en la empresa fue tan buena a nivel de la dirección, que adicionalmente se creó hacia abajo un Comité de Coordinación Operativa que se reúne semanalmente entre los gerentes y mandos medios. El objetivo del mismo es tratar los temas operativos y cotidianos de forma de no llevar estos temas al Comité Ejecutivo, para que el CE pueda enfocarse en los temas de mayor valor agregado para la organización.

(1). Comentario de Hugo Sanchez. “Institucionalizar o Profesionalizar la Empresa Familiar”2016

Para más información y testimonios de Alumni sobre el tema, escribir a AZamprile@iae.edu.ar.

*El profesor Alejandro Zamprile es director del Programa DPME y miembro del Centro Consensus.